Enfoque y Metodología

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Para llevar a cabo un proceso de transformación que asegure la consecución de los beneficios esperados de la implantación del SIGAF, es clave la definición de una estrategia que se apoye en los principales líderes y priorice las acciones, abordando el proceso de modo relevante desde el primer momento, permitiendo medir la relación, evolución y el plan para la consecución de objetivos.

Es por eso que se han preparado acciones enfocadas a todos los segmentos del PMSAF, DGTEC, MHCP como de las diferentes instituciones de la administración del gobierno central. Acciones que tienen como objetivo el identificar, mitigar y gestionar tanto la resistencia, riesgos, roles, formas de trabajo como las expectativas de cada uno de los usuarios e involucrados en el proceso de cambio.

La elaboración del Plan Estratégico de Gestión del Cambio parte de las conclusiones de un diagnóstico inicial de la situación actual. Ésta situación actual junto con la definición de un objetivo estratégico por segmento, permiten definir las líneas a seguir para alcanzarlo, siendo la prioridad de éstas la urgencia por abordar los cambios detectados o barreras a las que da resultado. Una vez identificadas las Líneas estratégicas, se define un plan de acción por cada una de ellas. Estos planes de acción contemplan iniciativas correspondientes a las diferentes dimensiones de la gestión del cambio: comunicación, capacitación, gestión de colectivos, inteligencia de proyecto y aseguramiento de la transformación.

Con base en lo anterior, la Metodología de Gestión del Cambio propuesta por el consorcio FreeBalance-everis para atender las necesidades resultantes de la implantación del SIGAF, está compuesta por seis grandes fases, descritas a continuación:

Preparación: En esta primera etapa se identifican los diferentes segmentos con base en criterios de afectación por el cambio y la relación que tienen con dichos cambios con el objetivo de establecer acciones específicas de acuerdo a las necesidades de cada perfil de necesidad. Para la realización de este análisis, el personal que participa en el proyecto es agrupado de acuerdo a cuatro grandes segmentos: PMSAF, DGTEC, MHCP e Instituciones y Organismos.
Ejecución: Comprende la ejecución de las entrevistas diseñadas en la fase de preparación.
Análisis y Conclusiones: A partir de la información obtenida de entrevistas, reuniones de trabajo y documentación, se descompone el cambio en diferentes ámbitos bajo el marco NTOPP. Este enfoque facilita el análisis integral del proyecto y sus cambios en 5 dimensiones: Negocio, Tecnología, Organización, Personas y Procesos.
Objetivo y Líneas Estratégicas: A partir de las conclusiones extraídas del análisis anterior se elaboraron recomendaciones y se definieron las principales líneas de acción a desarrollar en la estrategia de cambio. Estas líneas de acción buscan la consecución de los objetivos estratégicos de Gestión del Cambio trabajando en todos los niveles del proyecto e instituciones.
Plan de Acción: Con base en las acciones realizadas, se traza el plan de acción, el cual considera iniciativas priorizadas de acuerdo a su sentido de urgencia y criticidad para cada segmento.
Modelo de Gestión del Plan: Finalmente se establece un plan de seguimiento para facilitar la coordinación de las iniciativas previstas en el plan, vigilando que estas se realicen de manera ordenada y en los tiempos establecidos.