Descripción General del Subsistema de Bienes de Uso

El Subsistema de administración de Bienes de Uso (SBU) integrado al Sistema de Gestión Administrativa Financiera del Sector Público, está constituido por un conjunto de procesos interrelacionados e interdependientes que forman un todo funcional encadenado y armónico entre sí.

Particularmente, el modelo funcional para la Gestión de Bienes de Uso, lo constituye un conjunto de procesos estandarizados para administrar y controlar los bienes físicos del Estado, de dominio público o privado, sean estos bienes muebles o inmuebles, de tal forma, que el sistema permita realizar de manera automática, la incorporación de bienes recepcionados en almacenes a satisfacción y los movimientos transaccionales de traslados entre Órganos Centrales de Ejecución, así como, la desincorporación de los mismos en caso que ya no sirvan para el propósito de las instituciones del Sector Público.

El propósito es optimizar la administración de los bienes de uso del Sector Público, a partir de producir de manera automática, simultánea e integral la información precisa y permanentemente actualizada del inventario de activos fijos, el que a su vez identifique la instancia responsable de la custodia administrativa, y el servidor público a cargo del resguardo de los mismos, a fin de tomar decisiones ajustadas a cada necesidad y situación, apuntando a la eficiencia y a la transparencia en la Administración Pública.

El Subsistema deberá registrar/grabar y mantener actualizado todos los bienes pre-existentes propiedad del Estado y de los Organismos Descentralizados del Estado, así como, las nuevas adquisiciones de bienes, como son: 

• Tierra y terrenos
• Edificios e instalaciones
• Construcciones y mejoras
• Maquinaria y equipo
• Equipo militar y de seguridad
• Bienes culturales y arqueológicos
• Coleccionables
• Bienes biológicos (incluye semovientes)
• Aplicaciones informáticas

y otros de acuerdo a la clasificación de bienes de uso establecida por el Órgano Rector y sus vínculos con el clasificador por objeto del gasto

Adicionalmente, la gestión de los activos permite valorar y registrar contablemente los inventarios y de proveer la depreciación de los bienes conforme al método establecido por el Órgano Rector para las entidades contables, así como, el control del mantenimiento preventivo y correctivo de bienes de uso, administrar los seguros contra daños de bienes y el arrendamiento de bienes inmuebles a terceros.

El Órgano Rector del Subsistema de Bienes de Uso es la instancia competente para normar, monitorear y supervisar los bienes del Sector Público, así como, para determinar y estructurar los clasificadores y los catálogos o tablas básicas estándares, al igual que los vínculos con clasificadores de otros subsistemas, a partir de los cuales se facilita el registro y control de los bienes nacionales.

Así mismo, el Órgano Rector será la instancia facultada para establecer las normas para la administración de usuarios del SBU a fin de asignar los permisos de entrada al sistema conforme los diferentes grados de responsabilidad, roles y privilegios que se determinen para cada usuario.

Las máximas autoridades administrativas de los organismos y entidades del Sector Público regidas por el presente sistema, serán los órganos ejecutores del mismo. Para tal efecto se apoyarán en las unidades administrativas responsables del control de bienes, las que dependerán de las Divisiones Administrativas Financieras (DAF), debiendo asegurar las directrices y regulaciones establecidas para la implantación, registro y control de los bienes determinados en esta aplicación informática.

Cada Órgano Central de Ejecución es responsable de los bienes de uso bajo su custodia administrativa, que van desde la construcción de obras hasta los bienes muebles e inmuebles utilizados tanto para el propio desempeño, como para fines de interés público.

Los usuarios del Órgano Rector y de las DAF de cada Institución con determinados privilegios de acceso al SBU, deberán estar previamente registrados para que el sistema le permita consultas y/o crear entradas en el mismo.