Preguntas del Subsistema de Nóminas

P.1 ¿Por cuánto tiempo estarán en el Sistema los Expedientes laborales inactivos y si se llevarán en línea?

R1. El tiempo estará en correspondencia con lo dispuestos por la normas de control interno de la Contraloría, esto es 10 años no obstante siempre se podrá contar con el documento físico; Se llevará en línea se va a manejar la estructura de los expedientes a través del llenado de la Ficha del Servidor público mediante el llenado de 10 campos obligatorios.

P2. ¿Se incluirá el control de permisos y vacaciones?

R2.  Sí en el sistema se administrarán los expedientes activos e inactivos y se deberá tener la información actualizada,  lo que incluye vacaciones, permisos y asistencia.

P3. ¿Quiénes tendrán acceso al expediente?

R3. Tendrán acceso al expediente  las áreas de Recursos Humanos y el Servidor Público del que trate;  

P4. ¿Cuál será el tiempo de actualización del expediente?

R4. La actualización se hará cada vez que el empleado haga una solicitud de cambio con la debida justificación y en los períodos de actualización generalizada que la institución tiene ya normados o definidos.

P5. ¿Podrá ser  consultado el expediente entidades externas?  

R5. Para consulta no se puede tener acceso de parte de otras instituciones, ya que es un documento delicado y de manejo restringido, en casos excepcionales podría solicitarse desde y hacia las instancias correspondientes a través del órgano rector.

P6. ¿El cambio de la estructura organizativa implica cambios en el reglamento de la ley 290 de organización y competencias del Poder Ejecutivo?;

R6. No todos los cambios en la estructura organizativa significan cambios en el reglamento de la Ley 290, solo cuando haya una propuesta de modificación en la misión de la institución y cambios a nivel de las denominaciones de las unidades organizativas a nivel de Direcciones o divisiones específicas y Direcciones o Divisiones Generales que forman parte de este reglamento, estos cambios deberán contar con las respectivas justificaciones. Los cambios del nivel operativo Departamentos, Oficinas, Secciones y unidades no requieren modificaciones al reglamento de Ley.

P7. ¿Actualmente no se aplican cambios de nombres en los colegios, conforme la modificación de  las estructuras, se podrá efectuar con el nuevo sistema?

R7. El Sistema sí va permitir los cambios de nombres en los colegios.

P8. ¿Una vez funcionando el  nuevo sistema podrán las instituciones seguir utilizando sus nóminas adicionales o internas?

R8. Pueden seguir utilizando estas nominas solo que ahora dentro del sistema puesto que se requiere que todo el personal este incorporado en el mismo no importa el tipo de fuente de financiamiento, tipo de contrato o si es nómina interna, debe haber una sola información, completa e integrada en una sola nómina.

P9. ¿Se podrán efectuar contrataciones una vez que  pasó el corte de nómina y pagar mediante nómina adicional?;

R9. Sí el SIGAF tiene la bondad de que se podrán hacer nóminas por una persona o por un grupo de empleados.

P10. ¿La DIGEFUP tiene fechas para la pre nómina, la carga y  el envío el 22 de cada mes, se podrá hacer el registro y que se emita el pago de una persona?

R10. Las fechas que actualmente tiene definidas la DIGEFUP son fijas, sin embargo el SIGAF  presenta un mayor nivel de flexibilidad por tanto habrá cambio en las mismas.

P11. ¿Cómo va a funcionar la integración para las nóminas adicionales?

R11. La integración va a permitir realizar tanto el proceso de nómina fiscal como de nóminas internas, no habrá problemas;  La idea del nuevo sistema es que nos sirva para toda la gestión de pago a los servidores públicos.

P12. ¿Las deducciones en la Nómina Fiscal se realizan de forma automática y para las nóminas transitorias el proceso se efectúa en las instituciones, con el nuevo sistema serán todas automatizadas?

R12. Sí, todo el proceso se hará automático en el sistema, para esto las instancias de RRHH tendrán gran responsabilidad en el registro de la información, no lo va hacer el ente rector, sino las entidades porque son los que administran los servidores públicos y que sepan el rol tan importante que tienen.

P13. ¿Actualmente  se graban movimientos para cerrar nóminas fiscales,  cómo va ser el pago de las deducciones?

R13. La generación de la nómina conllevará una desconcentración de funciones, donde el Responsable de RRHH, va afectar  presupuesto y realizar deducciones.

P14. ¿Existe el pago de subsidio alimenticio que se otorga utilizando el control de asistencia, si no asiste no se aplica, se podrán aplicar  deducciones por subsidio alimenticio desde el sistema?

R14. Sí va permitir hacer deducciones por subsidio alimenticio, al momento de validación, se tendrá que hacer los ajustes.

P15. ¿Será posible aplicar deducciones por inasistencias injustificadas

R15. Las deducciones por ausentismo son aplicables mediante funcionalidad de deducciones por período.

P16. ¿Cuántas veces se podrán  realizar ajustes a la Descripción de Puesto de Trabajo DPT en el  SIGAF?

R16. Se actualiza aproximadamente cada dos o tres años, y el comportamiento es dinámico, puede realizarse en la medida de las necesidades de la entidad o de los cambios que la afecten que pueden ser administrativos, tecnológicos u organizativos dado que estos afectan el desarrollo de las actividades en los puestos de trabajo.

P17. ¿La incorporación de la DPT en el sistema durante la migración se hará por el rector puesto que tiene la información de todas las entidades?

R17. La DPT será migrada al SIGAF con la participación del rector siempre que la información esté actualizada,  en lo sucesivo es un tema que no se puede hacer desde Función Pública, se debe realizar a través de cada institución; la idea es incorporar al sistema  información de calidad,  es un punto de partida inicial para tener información coherente.

P18. ¿Las instancias de RRHH podrán conocer su presupuesto de puestos?,  no se identifica en la formulación la inclusión de salarios de nuevas plazas.

R18. Las instancias de Recursos Humanos van a elaborar los presupuestos de la nómina y beneficios sociales, el catálogo de objeto del gasto será modificado, ahora se abrió el renglón de gasto para los beneficios, esto significa que las instancias de Recursos Humanos  van a formular, ejecutar y evaluar el presupuesto del grupo Servicios Personales; siempre es requisito que cada cargo tenga garantizado un crédito con financiamiento en el Presupuesto. El presupuesto de puestos Incluye  todos los salarios y beneficios.