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Preguntas del Subsistema Bienes de Consumo (Almacenes)

P1. ¿Solamente los artículos adquiridos por medio de orden de compra serán recepcionados en bodega de la institución?


R1. No.  En bodega serán recepcionados todos los bienes, sean adquiridos por medio de orden de compra o sin orden de compra, de acuerdo a las siguientes modalidades de Recepción: 1) Bienes Adquiridos por Orden de Compra. 2) Bienes Donados en especie .3) Bienes Cedidos en préstamo por terceros. 4)  Bienes Cedidos en Préstamo por proyectos. 5)  Bienes Adjudicados, Cedidos o Apropiados. 6)  Bienes Expropiados o Confiscados. 7) Bienes Incautados, Embargados o Decomisados. 8) Bienes Arrendados Bienes en Arrendamiento financiero (Leasing). 9) Bienes Permutados. 10) Bienes Producto de Desarme. 11) Bienes transferidos entre bodegas. 12)  Bienes Reemplazados por Garantía.

P2. ¿La recepción de servicios será realizada por el usuario de bodega?

R2. No. Sólo la recepción de bienes de uso y de consumo se realizará en bodega. La recepción de servicios adquiridos será registrada en el sistema por un usuario del área Administrativa o de Servicios Generales.

P3. Actualmente los proyectos reciben directamente los bienes y las facturas, ¿Con el SIGAF será igual?
R3. No. Los programas y proyectos del gobierno de Nicaragua deben registrar la gestión administrativa financiera en el SIGAF, por tanto las compras, así como, la recepción en bodega  y el despacho de bienes debe ser registrada en el sistema.

P4. Al momento de la recepción de bienes en bodega, el área especialista nos acompaña para validar que se recibe conforme lo especificado en la orden de compra. ¿Se mantiene el procedimiento con este nuevo sistema?

R4. Sí. Tanto la recepción como la nota de entrada al almacén (NEA) será emitida por el usuario Jefe de bodega, no obstante, debe ser asistido por los especialistas de  la Unidad de Compras o del área que corresponda según las características propias del artículo adquirido, a fin de que la recepción cumpla con las especificaciones establecidas.

P5. Si la orden de compra especifica 10 unidades de un mismo artículo y al momento de la recepción el proveedor sólo entrega 9, ¿Cómo se procederá?

R5. El sistema permite recepciones parciales, no obstante, si el proveedor finalmente entrega menos artículos de los especificados en la orden de compra, el sistema los aceptará y procederá al devengado y pago de las unidades recibidas a entera satisfacción, por tanto la factura deberá ser por las unidades y montos recibidos.

Adicionalmente, el sistema permite rechazar al proveedor artículos que no cumplan con lo especificado en la orden de compra. La nota de entrada al almacén (NEA) será genera por la cantidad efectivamente aceptada.

La NEA habilita el registro de la factura en el sistema para conjuntamente proceder al devengamiento y solicitud de pago.

P6. ¿Cómo se manejará en el inventario un mismo artículo que es adquirido con diferentes valores?

R6. El método de valoración de inventario en bodega establecido es el costo promedio ponderado, así mismo, si un artículo es adquirido con diferentes precios, el sistema calculará el costo promedio del mismo y será revelado en el catálogo de artículos en bodega y en los movimientos de entradas y salidas registradas en el Kardex electrónico.

P7. ¿Cómo será el proceso de registro de las existencias iniciales en el sistema y cuál será la codificación utilizada?

R.7 Primero se procederá a una homologación del Catálogo de Bienes y Servicios (CBS) administrado por la Dirección General de Contrataciones del Estado, tomando como base los artículos en existencia en bodega y/o los que generalmente son adquiridos por la institución para su propio desempeño.

Posteriormente, se procederá a un conteo físico de las existencias en cada bodega a una determinada fecha de corte para ser migradas al sistema mediante una plantilla en Excel previamente definida.

Si la verificación física de las existencias dispara alguna diferencia con respecto a sus registros en libros, se procederá a realizar de previo el ajuste correspondiente para migrar saldos reales al SIGAF. Este ajuste deberá ser autorizado por la máxima autoridad de la institución.

P8. ¿El sistema permitirá realizar inventarios físicos periódicos?

R8. Sí. El sistema tiene la bondad de procesar verificaciones físicas del inventario total o parcial de cada bodega cada vez que se requiera; dos veces al año, cada mes, o sorpresivamente si se desea y de realizar los ajustes por las diferencias encontradas sin perjuicio de las responsabilidades administrativas en cada caso.

No obstante, al menos se debe cumplir con lo que en materia de inventarios dicta las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) establecidas por la Contraloría General de la República 

P9. ¿Serán Las compras de bienes con fondos rotativos recepcionados en Bodega?

R9.Sí. La gestión con fondos rotativos está integrada en el SIGAF, por tanto las compras de bienes y servicios serán registradas en los procesos del sistema que correspondan, incluyendo la recepción, almacenamiento y despacho de los mismos.

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